E-faktura

För att minska post och miljöpåverkan kommer vi att from 1 januari 2019 koppla på E-faktura för alla våra föreningar. E-faktura innebär att avimottagaren får sin betalningsavi direkt in på sin bank och betalning görs smidigt via internetbanken efter godkännande av betalaren. Det är helt frivilligt för medlemmar och hyresgäster att koppla på sig på E-faktura och de som inte aktivt ansöker om E-faktura kommer att fortsätta att få sina avier på papper precis som vanligt.

Läs mer om du ansöker om att betala dina avier via E-faktura här > 

Kundevent - Föreläsning om GDPR och Hållbarhet 30 oktober 2018

Vi på RBEkonomi vill hålla våra kunder uppdaterade i aktuella ämnen som kan ge mervärde i styrelsearbetet. Vi har därför bjudit in två föreläsare inom de aktuella ämnena GDPR och Hållbarhetsfrågor.

Föreläsningen är kostnadsfri för alla våra kunder och vi kommer att bjuda på tilltugg i form av smörgås och dryck.

GDPR

Vad behöver ni som styrelse tänka på?

Den 25:e maj 2018 trädde den nya dataskyddsförordningen GDPR i kraft som ersätter den tidigare Personuppgiftslagen PUL. Monika Samuelsson, GDPR-expert från Spora Steria, kommer ge en introduktion till vad GDPR handlar om. ge exempel på hur det berör era föreningar och vad ni behöver göra för att uppfylla kraven.

Hållbarhet

Hur kan er bostadsrättsförening bidra till ett mer hållbart samhälle?

Efter en sommar med bränder och torka och fler och fler nyheter om klimatförändringar är vi många som funderar på hur vi kan bidra till ett mer hållbart samhälle. Therese Berg, hållbarhetschef på Riksbyggen, berättar om hur planeten mår och vad man som bostadsrättsförening kan göra på området hållbarhet.

Information

Plats: Deloitte, Rehnsgatan 11, Stockholm
När: Tisdagen den 30/10 kl 18:00-20:00
(registrering och välkomstmingel med tilltugg från 17:30)

Anmälan
Maila namn på deltagare, förening och telefonnummer till administration@rbekonomi.se.
Sista anmälningsdag: fredag 26/10

(Utebliven avbokning debiteras med 350 kr/person)

E-signering

Vi på RBEkonomi jobbar aktivt för att ligga i framkant med nya tekniska och miljömässigt hållbara lösningar. Nu introducerar vi nästa steg i digitaliseringen för våra kunder.

Idag lanserar vi den efterlängtade funktionen E-signering i vår populära styrelseportal, vilket innebär att styrelsen kan signera dokument digitalt. Signering kan även ske av externa parter, allt som behövs är en mailadress. Funktionen kan användas på flera olika sorters dokument, såsom protokoll, avtal och hyreskontrakt. Det signerade dokumentet får ett verifikat som gör signeringen juridiskt bindande.

Vi hoppas att denna nyhet ska förenkla och effektivera styrelsens administrativa arbete!

Ny lag om ekonomiska föreningar

Ny lag om ekonomiska föreningar trädde i kraft den 1 juli 2018.

I mångt och mycket överensstämmer den med den tidigare men på vissa punkter skiljer den sig åt vilket påverkar såväl bostadsrättsföreningar som kooperativa hyresrättsföreningar. Nedan sammanfattning berör de ändringar som får en direkt påverkan.


Ändringar i styrelsens sammansättning och beträffande övriga föreningsfunktionärer

Ändringar i styrelsens sammansättning och ett beslut om att utse eller entlediga en verkställande direktör eller en särskild firmatecknare får verkan först från den tidpunkt då anmälan om ändringen kommer in till Bolagsverket eller den senare tidpunkt som anges i det beslut som anmälan grundar sig på.

Det konstituerande styrelsemötet inleds med att styrelsen konstituerar sig, fördelar rollerna. Direkt därefter ska anmälan om styrelsen sammansättning samt styrelseordförande göras på verksamt.se. Betala även in ändringsavgiften till bolagsverket på fn 900 kr. Därefter kan det konstituerande mötet fortsätta.

Vidare kan anmälan om ändringar inte längre anstå, alla ändringar måste anmälas direkt eftersom det juridiska ansvaret och behörigheten som styrelseledamot är avhängigt av anmälan till Bolagsverket.


Anmälan för registrering

Utöver de uppgifter som redan tidigare ska anmälas till Bolagsverket såsom föreningens postadress, styrelseledamöter etc. har införts ett krav på att även vem som är styrelseordförande, vice verkställande direktör och särskild delgivningsmottagare ska anmälas. Angående ikraftträdande ska anmälan göras då personen utses närmast efter den 1 juli 2018.

Anmälan om föreningens ordförande måste alltså ske hos Bolagsverket via verksamt.se under det konstituerande mötet. Oavsett om ordföranden utses av stämman görs anmälan i samband med att styrelsen anmäls i början av det konstituerande mötet enligt ovan.


Jävig styrelseledamot

 Förtydligande har gjorts i lagen att en jävig styrelseledamot inte ska räknas som närvarande vid bedömningen av om styrelsen är beslutsför. Det räcker alltså inte längre med att konstatera i början av styrelsemötet att styrelsen är beslutsför, en ny bedömning måste göras innan man fattar beslut om någon anmäler jäv.


Revisors och revisorssuppleants mandattid

En revisor eller revisorssuppleant får inte väljas på längre tid än fyra år, det är alltså inte längre möjligt att välja revisor tills vidare. Det finns inte något hinder mot att revisor och revisorssuppleant väljs om efter fyra år. Huvudregeln om mandattiden inte är reglerad i stadgarna är att uppdraget varar ett år varefter nytt utseende ska ske.

Vänligen
Susanne Lindh
VD Förvaltning i Östersund AB

 

 

Förvaltning i Östersund AB

Riksbyggen förvärvade Agenta Förvaltning AB i februari 2018 och vi träffade då en överenskommelse med säljarna om att namnet och loggan för Agenta skulle upphöra. Den tiden är nu kommen och ni har kanske redan börjat märka saker som hänt, om inte så kommer här lite förtydligande.

Bolaget
Bolagsnamnet är Förvaltning i Östersund AB och har varit sen ett par månader tillbaka.

Loggan
Agenta tas bort och ersätts av Riksbyggen.

Hemsidan
www.agentaforvaltning.se avslutas och ny adress är www.rbekonomi.se

Mejl
Alla mejladresser som har xxxxx@agentaforvaltning.se ändras till xxxxx@rbekonomi.se

Allt ovan ska fungera från och med 2018-08-20, men vissa delar är redan igång.

Personal och telefonnummer är detsamma som tidigare och vi hälsar er alla varmt välkomna till RBekonomi.

Vi hoppas att ovan ändringar inte ska störa dina kontaktvägar in till oss utan att du ändå ska känna igen dig.

Med vänlig hälsning
Susanne Lindh
VD Förvaltning i Östersund AB

Agenta Förvaltning byter ägare

Riksbyggen har den 19 februari 2018 förvärvat Agenta Förvaltning AB och utökar därmed sin redan omfattande verksamhet inom affärsområdet fastighetsförvaltning. Agenta Förvaltning AB, med säte i Östersund, kommer att drivas som ett dotterbolag till Riksbyggen. Verksamheten kommer att bedrivas vidare i oförändrad form.

Riksbyggen är en stabil organisation med mångårig erfarenhet av ekonomisk förvaltning. Riksbyggen är en av Sveriges största fastighetsförvaltare som för närvarande förvaltar ca 200 000 bostadsrätter i 3 629 bostadsrättsföreningar samt ett stort antal hyresrätter och kommersiella/offentliga lokaler. När det gäller byggandet av bostäder så har Riksbyggen planerade och pågående nyproduktionsprojekt av hyres- och bostadsrätter i över 60 kommuner över hela landet, från Ystad till Kiruna.

"Vi är glada över att få tillhöra en stor och professionell organisation inom fastighetsförvaltning och tror att vår goda och personliga service i kombination med Riksbyggens resurser och långsiktighet kommer att innebära ett stort värde för personal och kunder, både befintliga och nya. Vi är också nöjda med att vi får fortsätta att utveckla verksamheten här i Östersund med den fina kompetens och arbetssätt som byggts upp här."    - Tom Pripp, VD Agenta Förvaltning

Anmälan av verklig huvudman

Riksdagen har beslutat att företag och föreningar måste anmäla verklig huvudman till Bolagsverket. En verklig huvudman är den eller de personer som äger eller kontrollerar en förening (över 25% av rösterna).

I en förening anses inte den sittande styrelsen vara en verklig huvudman utan kontroll görs av varje enskild medlem. Högst troligt har föreningen ingen verklig huvudman men även det måste registreras.

Registreringen är kostnadsfri och sker elektroniskt via Bolagsverkets hemsida och e-tjänst.  Registreringen måste utföras av en ledamot i styrelsen senast den 31 januari 2018.

 

Hur påverkar nya dataskyddsförordningen (GDPR) er som bostadsrättsförening?

Den nya dataskyddsförordningen från EU träder i kraft den 25 maj 2018 och ersätter nuvarande personuppgiftslagen. Förordningen innebär en förstärkning av skyddet för personuppgifter för fysiska personer. En bostadsrättsförening är personuppgiftsansvarig över sina medlemmars personuppgifter och som er ekonomiska förvaltare bistår vi er som personuppgiftsbiträde. Detta innebär att de nya kraven påverkar både er som förening och oss som förvaltare.

Vad innebär då de nya reglerna? Nedan följer några exempel på viktiga ändringar

  • Kravet på samtycke för behandling av personuppgifter har utökats. Det är t.ex. möjligt att begära att få sina uppgifter raderade och att få ut de uppgifter man lämnat (dataportabilitet)

  • Personuppgifter får inte bevaras längre tid än nödvändigt. Här kan dock även andra lagar träda in som påverkar denna tid, som t.ex. bokföringslagen. Vidare utredning pågår beträffande anpassning till våra nationella lagar.

  • Personuppgifter får inte användas för annat ändamål än det ursprungliga. Bestämmelsen är i sig ingen nyhet i Sverige, men innebär ett utökat skydd mot att personuppgifter olovligen används vid t.ex. marknadsföring.

  • Vid ett allvarligt dataintrång måste berörda personer informeras och även Datainspektionen.

    Vill du veta mer? Gå in på Datainspektionens hemsida: http://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/dataskyddsdagen/

De personuppgifter som åligger föreningen att hantera för att följa lagen är fortsatt godkända att hantera enligt den nya förordningen. Föreningen är enligt bostadsrättslagen skyldig att föra medlems och lägenhetsförteckning vilket därmed tillåter lagring av de uppgifter lagen kräver. Övriga uppgifter exempelvis föreningens egna kontaktlistor över medlemmar/kölistor eller andra uppgifter som föreningen har hos sig behöver ses över för att säkerställa att det finns ett samtycke till lagring av personuppgift samt att man vet vilka uppgifter som hanteras.